技術ライティング

システム操作の手順書作成に役立つ!「画面キャプチャの撮り方」のポイント

こんにちは、もり(moripro3)です!

会社の仕事などでシステム操作手順書やマニュアルを作る人向けに「画像を使用した手順書」を作るときのコツを紹介します。

Webシステムやソフトウェアの手順書には「画面キャプチャ」が必要不可欠です。
読み手になんらかの操作をしてもらうとき、文字だけで誘導するのは難しいです。対象の画面を見せ「ココをクリックしてね」と矢印や囲み線で見せるほうが、格段に伝わりやすいですよね。

手順説明に使う画像、なんとなく画面を切り取っていませんか?

システム操作の手順書では「画像が命」といっても過言ではありません。読み手の知識レベルを意識しながら画面キャプチャを撮ることで、より伝わる資料になります。

この記事では、画面キャプチャを撮る2つのポイントを紹介します。

ポイント①「見せる画面の範囲」を広くする

初心者向けに「画像を用いた手順書」を作成するときは、「見せる画面の範囲」を広くしましょう。

私たちは、ふだん見慣れていないものの「一部分だけ」を切り取って見せられても、それが何なのか、わからないからです。

システム操作も同じです。初めて使う画面の一部分を見ても、それが画面のどこにあるのか、見つけるのに時間がかかります。

 

たとえば、Excelの機能を紹介する記事を書くことを考えてみましょう。「データの入力規則」の機能を説明するとき、まずはじめに、読み手にそのアイコンをクリックしてもらう必要があります。

ここで3つの例を出します。それぞれ見比べてどのような印象を抱くでしょうか。

例1:キャプチャ範囲【小】

(説明)「データの入力規則」をクリックします。

システム操作手順書作成時の画面キャプチャの範囲(小)

これは画面キャプチャの範囲が狭い印象です。この画像だけを見てアイコンの位置がわかる人なら、もはや画像は要らないでしょう。

例2:キャプチャ範囲【中】

(説明)「データの入力規則」をクリックします。

システム操作手順書作成時の画面キャプチャの範囲(中)

画像の左上に「データ」タブが映っているので、日常的にExcelを使っている人なら、この範囲だけを見せれば伝わります。ただ、あまりExcelに慣れていない人には難しいでしょう。

例3:キャプチャ範囲【大】

(説明)「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。

システム操作手順書作成時の画面キャプチャの範囲(画面全体)

この画像のポイントは、Excelワークシートの全部を映していることです。
初心者には「今、自分が操作しているのはどこなのか?」と迷わせないよう「画面全体」を見せて、かつ、操作する部分を強調します。

具体的には、以下の3点を見せる&付与すると、対象のシステムを初めて使う人にやさしい資料になります。

  • 画面全体を見せる
  • クリックするアイコンやボタンを囲み線などで強調する
  • システムの表示文字を補足する
    画面全体をキャプチャすると、システムの表示文字が小さくなります。文字の見にくさは読み手に迷いを与える原因になるので、画面上の文字を大きく吹き出しで付与します。

ポイント②画面上の「目印となる部分」を一緒に映す

つづいて、2つの画像を見比べてください。(あまりないシチュエーションですが、)街中で突然声をかけられ、2枚の画像を見せられたら、どのように感じるでしょうか。

 

画像1

 

画像2

画像2の方が、直感的に「これはExcelだ!」と思うのではないでしょうか。

画像1は「どこかで見たような・・・もしかしてExcel?」となりそうです。(この画像だけを見て一瞬でExcelと判断できるあなたはExcel愛好家です)

 

画像2の方がExcelだと認識しやすいのは「目印となる部分」が映っているからです。この画像の場合、以下4つが目印となっています。

  • ①イメージカラーの緑色ヘッダー
  • ②行番号(1,2,3・・・)
  • ③列番号(A,B,C,D,E・・・)
  • ④セルを選択している緑枠

いずれも、Excelのイメージを強く与える「目印」です。

 

ポイント①で紹介した例2「キャプチャ範囲【中】」は、切り取り範囲は狭いですが、目印を一緒に映すことで、対象物の位置を認識しやすくしています。

(説明)「データの入力規則」をクリックします。

画面キャプチャの撮り方目印

 

私たちは、日常生活のなかで街中を道案内するときに、高いビル・目立つ看板・有名スーパーなどの「目印となる何か」を一緒に伝えることが多いでしょう。たとえば『この道をまっすぐ進んで、”大きな赤い看板のビル”を右に曲がってください』のように。

システムの画面操作も、ひとつの「案内」です。道案内と同じように「目印」を添えてあげる(一緒に映るようにキャプチャする)ことで、読み手が瞬時に認識しやすくなります。

【参考】画面キャプチャの撮り方・ツール

Windowsの標準機能では、以下のショートカットキーで画面キャプチャ(スクリーンショット)を撮れます。

  • [PrintScreen] パソコン画面全体をキャプチャする
  • [Alt] + [PrintScreen] 最前面のウィンドウのみをキャプチャする
  • [Shift] + [Windows] + [S] 指定範囲のみをキャプチャする

Shift + Windows + S の使い方はこちらの動画で説明しています。

 

私がこのブログの画像作成に使っているのは「Screenpresso」というツールです。画面キャプチャを取得して、矢印・吹き出し・囲み線などを付与できます。また、パソコン操作画面の「動画」も録画できます。静止画と文字だけでは伝わりにくい操作を説明するときに便利です。

(上記のYouTube動画もScreenpressoで画面を収録しています)

【まとめ】画面キャプチャを撮るポイント

システム操作手順書を作るときの「画面キャプチャを撮るポイント」を2つ紹介しました。

 

画面キャプチャを撮るポイント
  • 初心者向けの資料では「画面全体」を映す
  • 画面の一部をキャプチャするときは「目印になるもの」を一緒に映す

 

画面全体を映すと対象物が小さくなりすぎる場合は、一部のみをキャプチャしたほうが良いケースもあります。その場合、特徴的で目印になるアイコンやボタンを一緒に映すことで、読み手が「どこを操作すればいいのか」が一目でわかる資料になります。

「画像は手順書の命」です。画面キャプチャひとつで、読み手に与える印象がグンと変わります。いままであまり意識せずに画面をトリミングしていた人は、ぜひ意識してみてくださいね。

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